Kalkulation

 

Ein umfangreiches Kalkulationswerk im Fracht-PROFI erlaubt die Kalkulation für jedes einzelne Fahrzeug sowie eine rasche Auftragskalkulation, die entweder von Standardwerten ausgeht oder ganz konkret einen bestimmten LKW, Anhänger und Fahrer berücksichtigt. Dabei sind alle relevanten Werte und Deckungsbeiträge ersichtlich.

 

Die Kalkulation kann im Zuge der Auftragserfassung und Tarifierung des Auftrags durchgeführt werden, ist aber auch ohne Auftragserfassung durch Aufruf direkt aus der Symbolleiste möglich. Beim Aufruf aus dem Tarifrechner werden der dort ermittelte Tarifpreis sowie die erfassten Spesen als Kalkulationsgrundlage in die Auftragskalkulation übernommen. Jede durchgeführte und gespeicherte Kalkulation kann auch nachträglich durch Vergabe der entsprechenden Auftragsnummer einem Auftrag zugeordnet werden.

 

Um die Kalkulationsberechnungen durchführen zu können, ist es erforderlich, die notwendigen Kalkulationsdaten für die Fahrzeuge und Fahrer einmalig einzugeben.

 

Fixdaten

 

Einige allgemeine Kalkulationsdaten, die für alle Fahrzeuge bzw. Fahrer gleich sind, werden in dieser Maske eingegeben.

 

 

Diese Daten sind jahresabhängig hinterlegt, sodass sie die Werte jedes Jahr verändern können, ohne die Kalkulationsgrundlagen der Vorjahre zu verlieren. Die meisten Daten sind selbsterklärend, einige werden nachfolgend beschrieben.

Verwaltungskostenanteil

Hier handelt es sich um die Gemeinkosten des Unternehmens pro Jahr geteilt durch die Anzahl der Fahrzeuge. Dies sind alle Kosten des Betriebes, die nicht direkt in die Auftragskalkulation einfließen ? also nicht die Kosten für Kauf und Betrieb der Fahrzeuge und auch nicht die Löhne der Fahrer, hingegen fallen die Löhne des Büropersonals, die Büromiete, Werbekosten usw. in diese Rubrik.

Arbeitsstunden

Die Angabe der Arbeitsstunden pro Tag sollte mit der Umrechnung der Stunden in Tage seitens des Tarifrechners korrespondieren.

Preis einer Stunde

Der Preis einer Stunde dient zur Berechnung der Regiestunden im Tarifrechner

 

 

Fahrerkalkulationsdaten

 

Sie können für jeden einzelnen Fahrer die Daten erfassen oder lediglich die Daten eines Standardfahrers. Um den Standardfahrer einzugeben, wählen sie einfach in der Auswahllistbox Fahrer keinen Fahrer aus.

 

 

 

Fahrzeugkalkulationsdaten

 

Sie können die Daten jedes einzelnen Fahrzeugs erfassen, um eine fahrzeugspezifische Kalkulation durchführen zu können oder einfach ein Standardfahrzeug erfassen, mit welchem Sie Ihre Kalkulationen durchführen. In diesem Fall wählen sie einfach in der Auswahlbox Fahrzeug kein Fahrzeug aus.

 

 

Wenn sie mit Standardfahrzeugen arbeiten, müssen Sie sowohl einen Standard-LKW als auch einen Standard-Anhänger/Auflieger anlegen. Die Entscheidung treffen Sie in der Optionsauswahl LKW/Anhänger.

 

Da die pro LKW bzw. Anhänger einzugebenden Daten umfangreich sind, aber in weiten Teilen wenig variieren, haben Sie mit der Schaltfläche Kopie die Möglichkeiten, aus einem bereits erfassten LKW bzw. Anhänger/Auflieger einen neuen zu esrstellen, indem die Daten des in der Liste markierten kopiert werden. Sie brauchen anschließend nur das richtige Kennzeichen auszuwählen und gegebenenfalls Daten zu ändern. Achtung: Das Kennzeichen können Sie nur bei der Neuanlage durch Kopie ändern, bei einem anschließenden Bearbeiten ist dieses Feld nicht editierbar!

Fahrer

In diesem Feld können Sie den Fahrer festlegen, der mit diesem Fahrzeug überwiegend fährt. In der Kalkulation werden dann die kalkulierten Kosten dieses Fahrers herangezogen. Sie haben aber in der Auftragskalkulation die Möglichkeit, für einen konkreten Auftrag einen anderen Fahrer zu wählen.

 

Geben Sie in diesem Feld nichts ein, so werden die kalkulierten Kosten des Standardfahrers herangezogen.

 

 

Bei einem Anhänger oder Auflieger sind weniger Daten einzugeben als bei einem LKW, deshalb sind einzelne Felder gesperrt. Alle Fahrzeuge müssen zuvor in der Fuhrparkliste des Fracht-PROFI erfasst worden sein.

Neu berechnen

Mit dieser Schaltfläche lassen Sie für das markierte Fahrzeug die Kalkulationsdaten berechnen. Nach dem erstmaligen Berechnen erscheint das Fahrzeug in der Liste der Fahrzeugkalkulationsergebnisse und die Daten können dort betrachtet und gegebenenfalls sogar verändert werden. Das ist aber normalerweise nicht erforderlich und wird auch nicht empfohlen, da ein erneutes Betätigen der Schaltfläche Berechnen die veränderten Daten überschreibt.

 

Wichtig: Um die Kalkulationsdaten eines Fahrzeuges in der Auftragskalkulation verwenden zu können, dürfen Sie nicht vergessen, nach dem Erfassen die Ergebnisse durch Betätigen der Schaltfläche Berechnen erstellen zu lassen! Ebenso müssen Sie nach einer etwaigen Veränderung der Fahrzeugdaten diese Schaltfläche betätigen, ansonsten wird mit den alten Kalkulationsdaten weitergerechnet!

 

Fahrzeugkalkulationsergebnisse

 

In dieser Liste sind alle Fahrzeuge ersichtlich, für die eine Fahrzeugkalkulation durchgeführt wurde. Hier kann auch eine neue Berechnung für das markierte Fahrzeug angestoßen werden. Voraussetzung ist allerdings, dass durch Betätigen der Schaltfläche Berechnen in der Liste der Fahrzeugkalkulationsdaten bereits ein Ergebnissatz erzeugt wurde.

 

Fahrzeugkalkulationsergebnisse/Standardkalkulationsergebnisse

Über die entsprechenden Schaltflächen kann die Ansicht umgeschaltet werden. Die Fahrzeugkalkulationsergebnisse enthalten alle Ergebnisse von Fahrzeugen aus dem Fuhrpark, die Standardkalkulationsergebnisse hingegen diejenigen der Standardfahrzeuge, das sind ein LKW und ein Anhänger.

 

 

 

Die angezeigten Ergebnisse können hier verändert werden. Diese Änderungen werden bei den Auftragskalkulationen dann auch berücksichtigt. Es ist allerdings zu beachten, dass eine solche Änderung bei Betätigen der Schaltfläche Neu berechnen in der Liste der Fahrzeugkalkulationsergebnisse bzw. der Schaltfläche Berechnen in der Liste der Fahrzeugkalkulationsdaten überschrieben wird.

Die Tabelle enthält die errechneten Selbstkosten pro Stunde bzw. pro Tag, die sich aus folgenden Teilkosten zusammensetzen:

Fahrerkosten pro Stunde  + Fahrzeugkosten pro Stunde + Gemeinkosten pro Stunde + kilometerabhängige Kosten pro Stunde

Das Feld Kosten pro km enthält die kilometerabhängigen Kosten des Fahrzeuges. Dieser hängt auf folgende Weise mit den kilometerabhängigen Kosten pro Stunde zusammen:

Kilometerabhängigen Kosten pro Stunde = Kosten pro km * Jahreskilometerleistung / Jahreseinsatzstunden.

Die Kosten sind immer auf das jeweilige Fahrzeug berechnet und nicht auf eine LKW/Anhängerkombination. Deshalb enthält der Ergebnissatz eines Anhängers z.B. keine Fahrerkosten, da die Fahrerkosten immer beim LKW mitgerechnet werden. Erst bei der Auftragskalkulation werden die Kosten für LKW, Anhänger und Fahrer entsprechend der getroffenen Auswahl zusammengerechnet.

 

Auftragskalkulation

 

Die Auftragskalkulation bietet eine hervorragende Möglichkeit, mit wenigen Tastendrücken die Rentabilität eines Auftrages zu überprüfen. Sie kann entweder aus der Auftragsliste oder aus der Preisauskunft mit der Schaltfläche Kalkulation aufgerufen werden.

 

Liste der Auftragskalkulationsergebnisse

 

Diese Liste bietet einen Überblick über alle gespeicherten Auftragskalkulationen. Die Liste bietet eine Ansicht nach Kalkulationen, die einem bestimmten Auftrag zugeordnet sind und solchen, die das nicht sind. Es kann allerdings jederzeit eine Standardkalkulation durch Erfassen der Auftragsnummer einem Auftrag zugeordnet und dadurch in die andere Sicht verschoben werden.

 

 

Bitte beachten Sie, dass ein Aufruf der Bearbeitungsmaske aus dieser Liste das manuelle Eintragen der Kalkulationsdaten erfordert. Wir empfehlen daher den Aufruf aus der Preisauskunft, da die dort erfassten bzw. berechneten Erlöse, Spesen sowie Zeit und Entfernungsangaben an die Auftragskalkulation übergeben werden.

 

Auftragskalkulationsbearbeitung

 

Diese Maske wird entweder aus der Liste oder aus der Preisauskunft aufgerufen. In letzterem Falle erfolgt eine Vorbelegung  der dort erfassten Daten, sodass bei einer Standardkalkulation nur mehr die Schaltfläche Auftrag kalkulieren gedrückt werden muss, um das Ergebnis der Berechnung zu sehen.

 

 

Speichern

Mit Betätigen der Schaltfläche Ok wird das Ergebnis abgespeichert. Beachten Sie bitte, dass das Speichern einer Kalkulation, die nicht aus dem Tarifrechner aufgerufen wurde und die auch nicht mit der zugehörigen Auftragsnummer versehen wird, nur bedingt sinnvoll ist, da sie unter Umständen schwer wiederauffindbar ist.

 

Auftragsnummer

Die Auftragsnummer ist optional und nur vonnöten, wenn Sie die Kalkulation einem bestimmten Auftrag zuordnen wollen. Rufen Sie die Kalkulation via Tarifrechner aus der Auftragsanlage auf, so ist diese Nummer bereits vorbelegt. In diesem Fall sollten Sie die Auftragsnummer natürlich nicht ändern, wenn Sie die Kalkulation wiederfinden wollen.

 

Kontrollkästchen Anhänger

Steuern Sie mit diesem Feld, ob Ihre Kalkulation einen Anhänger oder Auflieger berücksichtigen soll oder nicht. Standardmäßig ist das Kästchen angehakt, d.h. es wird ein Anhänger mitkalkuliert. Haben Sie keinen ausgewählt, so wird der Standardanhänger verwendet. Sollte für den ausgewählten oder den Standardanhänger keine gültige Berechnung vorliegen, so erhalten Sie eine entsprechende Fehlermeldung und müssen ihn in den Fahrzeugkalkulationsdaten erfassen und mit der Schaltfläche Berechnen den Ergebnissatz erstellen lassen.

 

LKW, Anhänger, Fahrer

Hier können Sie wahlweise einen bestimmten Wert einstellen. Tun Sie dies nicht, wird jeweils der Standardwert verwendet. Falls dieser nicht existiert, erhalten Sie eine Fehlermeldung und müssen Kalkulationsdaten für Fahrer, LKW oder Anhänger  erfassen, ohne einen bestimmten Wert einzustellen. Vergleichen Sie dazu die Beschreibung der jeweiligen Erfassungsmasken.

 

Entfernung

Die Entfernung ist die Basis zur Berechnung der kilometerabhängigen Kosten des Auftrages und daher unbedingt einzugeben. Wir empfehlen Ihnen, die Entfernung bereits im Tarifrechner einzugeben bzw. dort aus den Postleitzahlen ermitteln zu lassen, da sie dadurch automatisch beim Aufruf der Kalkulation übergeben und in diesem Feld eingesetzt wird.

 

Einsatztage/Einsatzstunden

Die Einsatzdauer ist für die Berechnung der zeitabhängigen Kosten unbedingt erforderlich. Auch sie sollte bereits im Tarifrechner eingegeben bzw. zusammen mit der Entfernung ermittelt werden. Beachten Sie bitte, dass Sie wahlweise entweder Stunden oder Tage eingeben müssen. Das jeweils andere Feld ist gesperrt, um es wieder freizugeben, müssen Sie den anderen Wert löschen. Die Umrechnung der Stunden in Tage erfolgt gemäß den Einstellungen im Feld Arbeitsstunden pro Tag. Achtung: Der Tarifrechner hat in den Maßeinheiten derzeit einen Umrechnungsfaktor von 8 Stunden pro Tag, der bei einer anderen Einstellung ebenfalls geändert werden sollte.

 

Spesen

Spesen können in diesem Feld summarisch eingegeben werden. Auch hier empfehlen wir die Eingabe im Tarifrechner, da dort auch eine weiter Differenzierung der Spesen möglich ist. Beachten Sie bitte bei einer Änderung dieses aber auch anderer Kalkulationsfelder, dass diese Änderungen nicht in den Tarifrechner rückübernommen werden. Ändern Sie daher Spesen, Tarifbetrag, Entfernung oder Zeit immer dort, sofern Sie die Kalkulation vom Tarifrechner aufgerufen haben und den Tarif auch speichern wollen.

 

Planerlös

Dies ist der Erlös inklusive der Spesen, den Sie für Ihren Auftrag erzielen wollen. Dieser Erlös wird automatisch im Tarifrechner durch den dort eingestellten Tarif ermittelt und in die Kalkulation übertragen. Rufen Sie die Kalkulation nicht vom Tarifrechner auf, müssen Sie den Erlös selbst errechnen und eintragen.

 

Auftrag kalkulieren

Mit dieser Schaltfläche stoßen Sie die Berechnung der Auftragskalkulation an. Sie sehen sofort alle relevanten Werte und insbesondere in den Feldern Ergebnis und Ergebnis pro Tag, ob dieser Auftrag für Sie lukrativ ist. Sind diese Felder rot eingefärbt, fahren Sie bei diesem Auftrag defizitär.

 

Ergebnisse

Sie erhalten die Ergebnisse der Auftragskalkulation übersichtlich gruppiert. Dabei haben die einzelnen Felder folgende Bedeutung:

 

Nettoerlös

Erlös abzüglich der Spesen

KmKosten

Die kilometerabhängigen Kosten dieser Fahrt

Deckungsbeitrag 1

Erlös abzüglich der kilometerabhängigen Kosten

Fahrerkosten

Die ermittelten Fahrerkosten für diese Fahrt

Deckungsbeitrag 2

Deckungsbeitrag 1 abzüglich der Fahrerkosten

Zeitkosten

Die zeitabhängigen Kosten dieser Fahrt

Deckungsbeitrag 3

Deckungsbeitrag 2 abzüglich der zeitabhängigen Kosten

Gemeinkosten

Die für diese Fahrt anteilig ermittelten Verwaltungskosten

Ergebnis

Deckungsbeitrag 3 abzüglich der Gemeinkosten

Ergebnis pro Tag

Ergebnis geteilt durch die Anzahl benötigter Tage

Erlös pro km

Planerlös geteilt durch gefahrene km

 

Beachten Sie bitte, dass das Ergebnis pro Tag im Falle einer Berechnung auf Stundenbasis  besser ausfällt als bei einer Berechnung auf Tagesbasis, wenn es sich nicht um volle Tage handelt. Der Grund liegt darin, dass die zeitabhängigen Kosten sowie die Fahrerkosten nur für die tatsächlich benötigte Zeit ermittelt werden. Damit liegt das Ergebnis pro Tag immer besser als bei Berechnung auf Tagebasis, auch wenn das Ergebnis durch die volle Anzahl an Tagen geteilt wird! Wenn Sie wissen wollen, was es sie tatsächlich kostet, wenn der Tag nicht voll ausgenützt wird, geben Sie die Einsatzzeit in Tagen an oder runden Sie die Stunden auf volle Tage auf.

 

   

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